Dobrý deň, volám sa Ondrej Kvasnica a v rámci mojej prezentácie by som vám rád predstavil automatizáciu administratívy, čo je jedna z hlavných činností spoločnosti OKweb s.r.o., v ktorej pôsobím.

Pri vyberaní grafiky pre prezentáciu som natrafil na tento obrázok. Zaujal ma, lebo ním možno demonštrovať zmeny, ktoré automatizácia v praxi prináša. V súčasnosti, keď chcem prezentovať ďalšie informácie, nemusím najskôr pôvodné vymazať a rýchlo napísať nové, ako by to bolo pri používaní tabule a kriedy, ale všetko sa vykoná automaticky stlačením jedného tlačidla.

Tu môžete vidieť jednu z možných definícií automatizácie. Ide predovšetkým o používanie samočinných zariadení bez obsluhy, pričom práve bezobsluhovosť je akousi mierou automatizácie. Absolútne bez obsluhy to samozrejme nepôjde, pretože každý proces musí niekto prinajmenšom spustiť. Automatizácia čerpá poznatky z mnohých vedných odborov. Je to jeden z hlavných smerov súčasného vývoja, ale svoje korene má v dávnej histórii.

Napríklad vodné koleso pozná ľudstvo už od staroveku, iným dlho známym spôsobom využívania prírodného zdroja energie je veterný mlyn. Takéto mechanické zariadenia fungovali automaticky a nahrádzali fyzickú prácu človeka. V dnešnej dobe nás obklopuje hlavne samá elektronika, avšak voda, vietor a ďalšie prírodné zdroje sa podieľajú na výrobe elektrickej energie, ktorá ju poháňa. Moderné elektronické zariadenia vo veľkej miere dokážu nahrádzať nielen fyzickú, ale aj duševnú prácu človeka.

V oblasti administratívy je za účelom automatizácie v súčasnosti už vo veľkej miere rozšírený osobný počítač. Ponúka široké uplatnenie a bežne sa využívajú technológie ako napríklad…

…kancelársky softvér, či už Word a Excel z balíka Microsoft Office alebo alternatívne z OpenOffice.org, ktorý slúži na spracovávanie textových dokumentov, tabuliek, a tak ďalej. Dostupnosť internetu umožňuje využívanie moderných komunikačných nástrojov a efektívny prenos informácií. Na mnohých pracoviskách, v závislosti od ich zamerania, sa nasadzujú taktiež rôzne špecializované aplikácie určené na vedenie účtovníctva, skladovú evidenciu, dochádzkový systém a podobne. Z uvedeného sa môže zdať, že administratíva je pomerne vysoko automatizovaná. Naskytuje sa otázka:

„Čo viac ešte urobiť?“ V prvom rade sa odporúča odborné školenie používateľov príslušných aplikácií. Bez potrebných vedomostí sa nesprávnym postupom práce môže spôsobiť niekedy aj viac škody než úžitku. Počítačové programy zvyčajne obsahujú veľké množstvo funkcií, o ktorých používatelia zvyčajne ani netušia, a pritom by mohli byť pre nich výrazne užitočné. Práve na školení sa môžu o nich dozvedieť, na čo sú dobré a ako ich používať. Nakoľko existuje veľké množstvo softvéru a jeho možností, je veľmi vhodné využiť konzultácie pri výbere a nastavení toho optimálneho, ktorý by do najväčšej miery automatizoval procesy. Týka sa to aj vytvorenia šablón na zefektívnenie vkladania údajov do systému a úpravy tlačových zostáv tak, aby výstupy obsahovali všetky potrebné informácie. V prípade, že organizácia používa viac informačných systémov, je dosť pravdepodobná potreba zdieľať niektoré informácie. Prepojenie rôznych informačných systémov eliminuje viacnásobné vkladanie vstupných údajov, alebo osobné prenášanie výstupných informácií z jedného systému na spracovanie do druhého. Programovanie softvéru na mieru býva nákladnejšie ako využívanie niektorého z existujúcej ponuky, ale pri veľmi špecifických požiadavkách je nenahraditeľné a často efektívnejšie, než prispôsobovanie sa nejakej aplikácii, ktorá nebola vyvíjaná podľa potrieb danej organizácie.

V nasledujúcich chvíľach by som vám rád predstavil príklad riešenia, ktorým boli aplikované naše služby u jedného zákazníka.

Firma používa informačný systém, v ktorom boli evidované údaje o obchodných partneroch, pohľadávky a záväzky vyplývajúce zo vzájomných vzťahov. Pre potreby vedenia účtovníctva sme odporučili ekonomický systém Pohoda, ktorý je možné vďaka XML komunikácie prepojiť s inými systémami tak, že napríklad čerpá informácie z toho prvého. V tomto prípade sa do účtovníctva automaticky generujú faktúry, pre ktoré je potom nutné zabezpečiť už len ich distribúciu zákazníkom. Na rozposlanie všetkých potrebných dokladov slúži na mieru programovaná aplikácia, ktorá ich prevezme od predchádzajúcich systémov a hromadne odosiela e-mailom bez potreby obsluhy viac než nevyhnutnej.

Ďakujem pekne za pozornosť! V prípade záujmu o ďalšie informácie navštívte našu internetovú adresu www.OKweb.sk, kde nájdete viac.